La comptabilisation des indemnités de congés payés est obligatoire parce qu’elle répond aux conditions de comptabilisation d’un passif.
Elle peut toutefois se faire de deux manières, au choix de l’entreprise :
- soit à la fin de chaque mois avec un ajustement en fin d’exercice ;
- soit à la clôture de l’exercice et au moment de la prise des congés par le salarié.
En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).
On compare ensuite la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congés. Le mode de calcul le plus favorable au salarié sera retenu. Il permet de valoriser les congés payés sur la fiche de paie et ne doit pas être confondu avec la provision pour congés payés.
Comment comptabiliser les congés pris par le salarié ?
| Numéro de compte | Comptabiliser les congés payés pris | Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 6411 ou 6412 ou 4886 |
Salaire brut ou congés payés | 1000€ | ||
| 421 | Personnel, rémunérations dues | 1000€ | ||
Comptabiliser les congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l’abonnement
Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s’agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.
Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu’on la calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Les charges sociales et fiscales sont calculées sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l’entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d’exercice.
Exemple de comptabilisation des congés payés avec la méthode de l’abonnement
Imaginons une masse salariale mensuelle de 15 000€. Un salarié est embauché en fin d’exercice. Son salaire brut s’élève à 3 000€.
La période de référence va du 1er juin au 31 mai et l’exercice comptable coïncide avec l’année civile.
On obtient un total de congés payés fixé à (15 000€ * 7 + 3 000) * 10% = 11 300€
Au mois d’août, tous les salariés prennent leurs congés en même temps. L’entreprise est fermée au mois d’août. L’intégralité de la masse salariale du mois sera passée en congés payés.
Les écritures comptables seront les suivantes :
| Numéro de compte | Méthode de l’abonnement : comptabiliser les congés payés chaque fin de mois |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 6412 | Congés payés | 1500€ | ||
| 4886 | Abonnement des charges | 1500€ | ||
| Numéro de compte | Méthode de l’abonnement les congés payés à la clôture de l’exercice |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 6412 | Congés payés pour le complément | 1800€ | ||
| 4886 | Pour solder le compte à la clôture | 9000€ | ||
| 4282 | Pour la totalité des congés payés acquis à la clôture | 10800€ | ||
| Numéro de compte | Les congés payés à l’ouverture de l’exercice suivant méthode de l’abonnement |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 4282 | Pour la totalité des congés acquis à la clôture précédente | 10800€ | ||
| 4886 | Pour la totalité des congés acquis à la clôture précédente | 10800€ | ||
| Numéro de compte | Méthode de l’abonnement La prise de congés par le salarié |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 4886 | Salaires perçus par les salariés en congés | 18000€ | ||
| 421 | Salaires perçus par les salariés en congés | 18000€ | ||
Ce schéma d’écritures pourra s’appliquer aussi bien aux congés payés qu’aux charges sociales et fiscales relatives à ces congés payés, en fonction des choix effectués par l’entreprise.
Il suffira de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 et 4282 par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants.
Le compte 4886xx permettra là encore, d’étaler ces charges afin d’en tenir compte dans les situations mensuelles.
Comptabiliser les congés payés à la clôture de l’exercice puis au moment de la prise des congés
La provision pour congés payés est généralement calculée en fin d’exercice à l’aide des compteurs de congés payés qui figurent sur les dernières fiches de paie. Sont ici exclus, les gérants et les dirigeants de sociétés, assimilés salariés.
Le mode de calcul de la provision pour congés payés est détaillé dans un autre article.
Exemple de comptabilisation des congés payés avec la méthode classique
L’entreprise calcule sa provision pour congés payés à la clôture de l’exercice pour 5 000€. Les charges sociales représentent 20% de ce montant.
Au moment de la prise de congés, les salariés perçoivent une indemnité totale de 15 000€.
| Numéro de compte | A la clôture de l’exercice La « provision » pour congés à payer |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 6412 | Congés payés provisionnés | 5000€ | ||
| 4282 | Congés payés provisionnés | 5000€ | ||
| Numéro de compte | À l’ouverture de l’exercice Extourne de la provision |
Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 4282 | Congés payés provisionnés | 5000€ | ||
| 6412 | Congés payés provisionnés | 5000€ | ||
Au moment de la prise des congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DADS ou DSN.
Le compte 6411 correspond alors à la DSN et le compte 6412 n’enregistre que la provision.
| Numéro de compte | Au moment de la prise de congés | Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 6412 ou 6411 | Congés payés pris par le salarié | 15000€ | ||
| 421 | Congés payés pris par le salarié | 15000€ | ||
Comptabiliser les congés payés : les charges fiscales et sociales
Comme nous l’avons indiqué précédemment, cette comptabilisation pourrait théoriquement se faire chaque mois comme pour les congés payés calculés sur le salaire brut. La logique de la comptabilisation est la même que celle qui a été décrite plus haut. C’est la technique de l’abonnement des charges.
A la clôture de l’exercice, le schéma de comptabilisation sera le suivant (sauf si l’on a remplacé les comptes par un compte d’abonnement).
Suite de l’exemple précédent
Les taxes d’apprentissage et de formation professionnelle sur les congés payés provisionnés représentent respectivement 34€ et 30€.
| Numéro de compte | Charges sociales sur congés payés | Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 645 | Charges sociales sur congés payés | 1000€ | ||
| 4382 | Charges sociales sur congés payés | 1000€ | ||
| Numéro de compte | Charges fiscales sur congés payés | Montant | ||
| Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
| 631 | Charges fiscales sur congés payés | 34€ | ||
| 633 | Charges fiscales sur congés payés | 30€ | ||
| 44586 | TVA sur formation | 6€ | ||
| 4482 | Charges fiscales sur congés payés | 70€ | ||
A l’ouverture de l’exercice suivant, ces écritures sont simplement contre-passées soit manuellementsoit à l’aide du logiciel lorsque les extournes sont facilitées par ce dernier (sous Coala, il suffit d’ouvrir le journal de chevauchement au début de l’exercice et d’utiliser la fonction « Traitement / Extourne des lignes de clôtures »).
Source – ComptaOnline